Необходимость ведения и порядок заполнения журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Для качественного и правильного ведения делопроизводства необходимо своевременно регистрировать всю имеющуюся в наличии, а также входящую и исходящую документацию. Это касается и кадровой работы.

На предприятиях как государственной, так и частной собственности часто встречается текучесть кадров или временное трудоустройство лиц на период выполнения временных трудовых функций.

Чтобы упорядочить внутреннюю структуру кадровой работы, связанную с приемом и увольнением сотрудников предлагается вести записи в журнале регистрации трудовых договоров.

В этом документе и будут отражены даты начала и окончания трудовой деятельности, которые могут быть востребованы, например, после утраты трудовой книжки и в иных, требующих подтверждения случаях.

Строка, заполненная в журнале регистрации трудовых договоров, является учетной записью. В этом же документе, ведущимся отделом кадров ведутся и записи дополнительных соглашений к трудовым договорам, содержащих уточнения, изменения или дополнения к документу, устанавливающему условия работы.

Предлагаемая форма журнала и ее заполнение

Форма журнала, регламентирующая регистрацию трудовых договоров, несложная и как грамотно ее заполнить может разобраться любой, даже не имеющий опыта кадровый работник.

Согласно единых государственных нормативов и требований, изложенных в ГОСТе Р 51141-98, и данный документ состоит из следующих граф:

• первая графа - указание номеров, идущих по порядку;
• вторая графа – дата, которая указывает когда был заключен договор;
• третья графа – номер, который зафиксирован  непосредственно на бланке трудового договора;
• четвертая графа – номер, указанный на бланке трудового соглашения;
• пятая и шестая графа указывают на номер и дату к договору (например, даты  изменений условий труда или увольнение);
• седьмая графа - ФИО сотрудника (фамилия – прописывается полностью, а инициалы сокращенно);
• восьмая графа – это примечание, в котором отражаются некоторые важные нюансы, связанные с особенностями договора между работодателем и работником, например, деятельность по совместительству, прекращение действия трудового договора и иные важные моменты.

В качестве образца заполнения журнала регистрации трудовых договоров, можно привести следующее:

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений должен быть прошит синтетической нитью и пронумерована его каждая страница. Для этого используется контрольная пломба, представляющая собой устройство согласно которого не сложно распознать было ли проникновение посторонних лиц к документации.

Перед регистрацией документации необходимо заполнить титульный лист кадрового документа:

• полное название предприятия (государственной или частной формы собственности, это не имеет значения);
• наименование документа, сроки начала и окончания заполнения.

Далее необходимо на всех имеющихся страницах, даже незаполненных, надо проставить порядковые номера, но исключение будет только для первой страницы, так как на ней и предложена форма заполнения журнала. На второй странице указывается информация о работнике, выполняющем функцию кадровика, ведущего журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.

Рекомендуется эти данные расположить в табличном варианте, так как работники могут и меняться. Срок хранения этого документа должен быть не менее 75 лет, так как на продолжении всей жизни работника могут потребоваться какие - либо уточнения, касающееся его деятельности на предприятии.

Форма и ведение журнала дополнительных соглашений к трудовым договорам

Кадровое делопроизводство по регистрации дополнительных соглашений может вестись и в отдельном журнале. Предлагаемая форма этого документа следующая:

• первая графа – номер, отражающий порядок перечисления документов;
• вторая – указывается дата заключения соглашения;
• третья – указывается порядковый номер соглашения;
• четвертая – фамилия (полностью), инициалы сокращенно;
• пятая – указывается должность работника и вид работ;
• шестая – подразделение, в котором работник числится;
• седьмая – указывается число и номер трудового договора;
• восьмая – указывается дата начала действия соглашения и период его действия;
• девятая – краткое содержание соглашения;
• десятая – примечание.

Эти графы располагаются на двух развернутых страницах.

Титульная страница заполняется лицом, ведущим кадровое делопроизводство. На ней указывается наименование организации и дата начала и окончания ведения журнала. В качестве образца заполнения журнала трудовых соглашений к трудовым договорам можно использовать вышеуказанный вариант, но при этом учитывать, что отсутствующие графы можно вписывать информацию произвольно.

Необходимость ведения журналов

С целью создания удобства и минимума бумажных документов в архиве хранятся журналы регистрации соглашений и трудовых договоров.

Если требуется выписать справку о прежнем месте работы или решения какого-либо другого важного вопроса, связанного с оформлением документации по устройству на работу, то журнал регистрации будет уместен. Также записи, выполненные в журналах, свидетельствуют о том, что работник определенное время трудился именно на этом предприятии.

В случае совершении ошибки кадровиков при заполнении журнала, например, вместо порядкового номера выполнена запись с номером непосредственного договора, документ можно отменить распорядительным документом по предприятию и завести новый. Это не будет являться большой ошибкой.