Как правильно составить претензию к договору поставки?

Во время действия договора довольно часто происходит нарушение прописанных в нем существенных условий. После чего между сторонами происходит конфликт. Перед судебным разбирательством обязательно должна предъявляться претензия поставщику. Она может помочь урегулировать сложившуюся ситуацию.

Основания для претензии

Претензия предъявляется в связи с нарушением одной из сторон условий договора заключенного между сторонами. К наиболее частым причинам относятся:

• несвоевременная поставка.
• несвоевременная оплата заказчиком поставляемого товара.Подается претензия по договору поставки в связи с несвоевременной оплатой товара.
• несоответствие количества товара подлежащего к поставке, а также количества предусмотренным отдельным этапом контракта.
• несоответствие качества поставленного товара условиям контракта.
• нарушение требований, предъявляемых к упаковке (в случае если договором было предусмотрено требование к упаковке).

Важно знать о том, что любое нарушение условий договора должно подтверждаться документально. В качестве подтверждающих документов для суда подойдет платежное поручение, акт сдачи - приемки товара, акт об имеющихся дефектах и т.д.

Стороны контракта вправе зафиксировать в договоре причины нарушения условий договора:

• приемка подлежащего к поставке товара должна осуществляться в присутствии обеих сторон с дальнейшим подписанием акта приемки;
• экспертиза поставленного товара;
• подписание акта после каждой оплаты (в случае если оплата осуществляется ежемесячно);
• иные причины, прописанные в контракте.

Законодательство РФ также в ряде случаев регулирует выявление нарушений контракта.

Срок оформления и правила составления документа

Данный срок указывается в контракте. Если такие условия не были утверждены, то действуют общие положения ГК. В законе не содержится конкретных требований по сроку передачи документа.

Тем не менее за время его использования сложилась практика делового оборота, согласно которой претензия должна быть направлена в течение 30 дней с момента фиксации нарушения.

Претензия по качеству направляться в течение гарантийного срока. К ней обязательно должна быть приложена экспертиза, подтверждающая нарушение условий.

Исходя из общего правила стороны договора имеют право предусмотреть форму и способы направления документа. Законодательство требует указать лишь основные элементы, а именно:

• полное наименование стороны, которая направляет претензию.
• причины нарушения условий, а также указание подтверждающего документа.
• список требований по устранению нарушений.

Необходимо крайне ответственно подойти к заполнению претензии, так как её в дальнейшем будет просматривать арбитражный суд. В претензии необходимо подробно указать все существенные нарушения и документ подтверждающий их.

В какой форме отправлять?

Стороны при заключении договора оговаривают форму претензии. Наиболее часто документ отправляется:

• электронным письмом;
• по почте;
• факсимильным сообщением с дублированием его по почте.

Стороны договора могут сразу обговорить форму направления документа. Лучше всего вручить претензию лично представителю контрагента. Он обязательно должен поставить подпись на другом экземпляре. Именно она в суде будет подтверждать факт получения им этого документа. Но при выборе такого варианта вручения письма вы можете столкнуться со следующими трудностями:

Ответственный представитель контрагента может не взять претензию. При этом доказать факт отказа будет сложно. Претензия может быть вручена сотруднику, который не имеет таких полномочий. Поэтому, чтобы обезопасить себя лучше всего вручать претензию лично представителю компании.

Если у вас отсутствует возможность вручить документ лично, то можно отправить его письмом. Несмотря на развитие и большую популярность электронного документооборота претензию лучше всего дублировать по почте. При этом нужно учитывать, что письмо будет считаться полученным иной стороной через 6 дней.

Претензия о взыскании задолженности по договору поставки обязательно должна отправляться с уведомлением отправки, если в контракте предусмотрена дата его отправки. В суде данное уведомление будет являться важным доказательством. После отправки письма вам нужно будет выждать срок данный на ответ и обратиться в суд.

Туда вы вправе обращаться в следующих случаях:

• если в установленный срок вам так и не был дан ответ;
• ответ был получен, но предложения контрагента вас не устроили;
• претензия была вами отправлена надлежащим образом, но до адресата она не дошла.

Правильный ответ на претензию

Ответ на претензию по договору поставки должен содержать в себе возражение. Покупатель вправе на претензию по договору поставки не отвечать. Продавец на основании этого может обращаться в суд.

Нарушение сроков ответа на претензию по договору поставки не влечет к административному наказанию. Если сторона, получившая претензию, решила ответить, то на это у нее есть 30 дней. Законом данный срок не урегулирован. Дата в 30 дней сложилась в результате делового оборота.

Претензия является важным документом, который играет важную роль в случае возникновения конфликтных ситуаций. Если у вас не имеется опыта по его составлению, то желательно обратится за помощью к юристам или внимательно изучить образец претензии по договору поставки товара.